Mỗi dịp cuối năm, phòng kế toán và hành chính thường bước vào giai đoạn quyết toán thuế, kiểm toán và rà soát lưu trữ hồ sơ theo quy định. Đây cũng là thời điểm khối lượng chứng từ, hồ sơ cũ hết hạn lưu trữ cần tiêu hủy tăng đột biến so với ngày thường.
Vì sao cuối năm là mùa cao điểm hủy tài liệu?
- Sau quyết toán thuế, nhiều chứng từ, hóa đơn hết thời hạn lưu trữ bắt buộc cần được xử lý.
- Kiểm toán cuối năm thường phát sinh yêu cầu rà soát và loại bỏ hồ sơ trùng lặp, không còn giá trị sử dụng.
- Nhiều doanh nghiệp dọn văn phòng, sắp xếp lại kho lưu trữ trước khi bước sang năm tài chính mới.
Rủi ro nếu không chuẩn bị trước
Nếu đợi đến sát Tết mới tìm mua máy hủy tài liệu, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng hàng hết model phù hợp, giao hàng chậm do cao điểm vận chuyển cuối năm, hoặc phải dùng tạm máy công suất nhỏ dẫn đến quá tải, hỏng giữa chừng ngay lúc cần dùng nhiều nhất.
Nên chuẩn bị từ khi nào?
Nên đặt mua từ tháng 10-11, trước cao điểm quyết toán và dọn hồ sơ cuối năm. Nếu khối lượng hồ sơ tăng đột biến, nên cân nhắc dòng công suất lớn Auto Feed thay vì máy văn phòng thông thường, hoặc tham khảo nên mua hay thuê máy hủy tài liệu nếu chỉ cần xử lý theo đợt.
Xem toàn bộ sản phẩm tại danh mục máy hủy tài liệu. Liên hệ hotline 0903 710 002 ngay từ bây giờ để được tư vấn và đặt lịch giao lắp trước mùa cao điểm, tránh dồn việc cận Tết.